生活中無時無刻都是在溝通,但我們常忽略基本的溝通,我們若想有更多的影響力,就得仰賴溝通,向別人傳達我們的看法,甚至是推銷的我們的理念。
進入職場時,溝通成了必備的能力。
艾兒莎在Vocus方格子開啟文章訂閱,也是一種溝通,向你們表達我心中的觀點,在進行溝通時,有4個基本的出發點,如果沒有清楚認知,即使有再多的溝通技巧也於事無補:
基本1. 溝通首要注重目的
「做任何事情都有目的」,這是被討厭勇氣一書的論點,但最常見的就是忘記什麼是溝通的目的,溝通就是為了表達我們的看法,只是一昧地向別人說,不見得就是溝通,反而要注重「說」的過程中,是否有真正表達出我們的看法,讓別人能理解,才是溝通的目的。
比方小孩做錯事情,父母責罵的目的是表達這件事情是做錯,以後不要再犯。但要是責罵過程中,情緒太過於暴躁,或是雙方都不理性,原本想要達到的目的就無法達成,反而是雙方陷入情緒的死結中。
老師為什麼要因材施教,因為老師教學的目的,就是要讓台下學生聽懂,因此老師得依照學生的水平,採用他們能理解的方式講課。
“「學生能理解上課內容」,就是老師講課的目的。”
有時候老師以為簡單的概念,其實對於剛入門的學生而言是難的,講的人和聽的人的水準若不一樣,不是在同一個概念上交流,這樣的溝通一定也是失敗的,之後艾兒莎也會有另一篇文章深入討論溝通技巧。
基本2. 溝通是雙向的交流,而非單向陳述
溝通是雙向交流,不是單方面的陳述,很多人以為,只要把話說出去,就是溝通。其實你說的很多,但聽的人可能沒有全程聽完,或是根本聽不懂,這都是溝通失敗。
最常見就是職場中,主管和下屬溝通,主管講了未來一周要做的計畫,自顧自地講,但卻沒確認對方是否有接受到這些訊息,或是接受到的訊息,是否是自己要傳達的,到最後一定產生誤解,主管以為會得到他要的結果,下屬以為他做出的成果是主管滿意的,但常常事與願違。
電影中若是有用無線電聯繫的場景,都會聽到有人說over,這句over表示我說完了,沒有說over之前,另一方都還會以為還有話要說,會繼續聽,直到說了over才表示說完,這時候另一方就會說roger that,表示收到的意思。
以前看電影看到這段沒有想太多,現在艾兒莎看到這類場景,就明白,原來這就是溝通的規則,雙方遵循這規則,確保溝通過程的順利。
電腦程式也是一種溝通,我們給電腦發送一個請求,要求電腦幫我們做特定的事情,我們一定會先得到回覆,表示電腦是否收到這個請求,然後才會收到這個請求的結果,這也是種溝通,我先確認你是否接收到我的訊息,才去做下一步的動作。
溝通就像電腦程式,都是需要接收到訊息,才做下一步動作。
基本3. 圍繞與主題無關的內容與夾雜情緒
還有一種失敗的原因,是溝通時夾雜了太多個人主觀的情緒,比方提怎麼改進公司流程時,提出規劃方式就好,但有的人會講太多規劃之外的事情,甚至主觀批評他人工作方式,或是抱怨現在的工作模式,這些都會讓溝通的主題失焦。
如果和主管討論加薪,其實只要說明白自己的貢獻,能再帶給公司什麼價值就可以,但通常討論加薪的時候,大部分都會帶有情緒,比方提到比起別人的薪水自己拿的不公平,或是生活費太高,目前薪水不夠用,這些言語其實都不會為溝通帶來幫助。
像是艾兒莎最近也在重新檢視自己的每周日直播,只要每次直播完,我都會再多看幾次,包含網友的留言與互動,還有自己時間掌握,這些都是需要安排的,但艾兒莎常常會太過激動,還有網友私訊說「其實我很想分享直播,但艾兒莎動作太誇張,分享怕覺得丟臉」,這是很直接的建議,我就會重新思考怎麼樣才能在給予豐富內容、場子不要太冷與表現真實自我之間,做出平衡。
現實中有很多事情都是需要做出平衡。
基本4. 溝通時太過委婉,讓人抓不到重點
其實艾兒莎都是很直接,對助理也是,全盤告訴他們我自己的想法,與為何要這麼做決定,因為溝通時太委婉,繞來繞去、不直接,甚至要講的主題包在一堆複雜的言語之中,聽的人聽了很久可能還是不知道你到底要表達什麼。
你會以為自己的婉轉是一種客氣與禮貌,但卻會讓別人抓不到重點,就算說了很多,對方也許都沒聽進去。但當然也不能太過於直接,不過這當中的分寸,還是得自己拿捏。
艾兒莎認為溝通時是誠懇的、表裡一致的,雖然過於直接的單刀直入,會讓人覺得不習慣,但起碼對方知道自己是誠懇的,對方是有收到我要表達的訊息,但若是太過於委婉,對方什麼都沒收到,或是理解錯誤,那也喪失了溝通的本意了。
艾兒莎每次寫文章時,也都在避免自己犯這些溝通的錯。艾兒莎都讓自己文章不要太曲折委婉,盡量直接表達意思,一篇文章聚焦一個主題,才確保看完後能夠明白我想傳達的觀點。艾兒莎也盡量用生活中的範例,確保大部分的讀者能明白,都在同一個水平上交流。溝通時只要掌握以上4個基本,就能盡量避免溝通無效的狀況發生。
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